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Dieser Text über einen der wichtigsten Dienste des Internets diente zu Beginn des Intranets der SMB als Einführung in die Nutzung elektronischer Nachrichten.
E-Mail (Einführung)
 Was ist eine E-Mail?
Eine E-Mail ist eine elektronische Nachricht (engl. electronic mail). Der Versand und Empfang von E-Mail stellt einen der Dienste des Internet dar. Jede Nachricht besteht mindestens aus dem Kopf (header) und dem Inhalt (body). Der Kopf enthält alle für den Transport der Nachricht wichtigen Informationen, die von den Computern verarbeitet werden, die E-Mails senden, weiterleiten oder empfangen. Man kann ihn mit den Bereichen einer Postkarte vergleichen, die die Angaben zum Absender und Empfänger enthalten und in dem die Weiterleitungsvermerke der Post (z.B. Stempel) untergebracht werden. Auch in den Kopf einer E-Mail werden Informationen über den Transport der Nachricht geschrieben.
Aufbau einer E-Mail
Inhalt der Nachricht
Mit einem speziellen Mailprogramm (E-Mail-Client) wird der gewünschte Inhalt erstellt. Damit kann der Text einer E-Mail komfortabel eingegeben werden. Sie können aber auch Text in einer anderen Anwendung markieren und kopieren, um ihn anschließend in den entsprechenden Abschnitt der zu erstellenden Nachricht einzufügen.
Anhang
Als sogenannte Anhänge (engl. attachments) können dem reinen Textteil der E-Mail auch ganze Dateien hinzugefügt werden. Da eine E-Mail früher nur aus reinem Text bestehen durfte und die diesbezüglichen Festlegungen noch heute gültig sind, müssen diese für den Versand vorbereitet werden:
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Datei (Absender) |
–> |
Anhang einer E-Mail |
–> INTERNET –> |
Anhang einer E-Mail |
–> |
Datei (Empfänger) |
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Umwandeln in MIME-Format |
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Versand |
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Umwandeln aus MIME-Format in ursprüngliches Format |
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Im MIME-Format (Multipurpose Internet Mail Extension) sind nur Zeichen enthalten, die per E-Mail übermittelt werden können.
In den meisten modernen Mailprogrammen findet diese Umwandlung automatisch statt, wenn eine Datei als Anhang ausgewählt wird. Die Ursprungsdatei wird dabei meist nur kopiert, bleibt also erhalten.
Mit einigen Mailprogrammen können auch E-Mails im HTML-Format (ähnlich einer WWW-Seite) erstellt werden, um besondere Formatierungen des Textes zu übertragen. Damit wird die E-Mail vergrößert und bei einer Reihe von Mailprogrammen für den Empfänger fast unlesbar. Wenn Sie wissen, daß der Empfänger über ein HTML-fähiges Programm verfügt, können Sie problemlos HTML-Nachrichten versenden.
Die Größe einer E-Mail (einschließlich der Anhänge) sollte 1 MByte nicht überschreiten. Hierfür gibt es zum einen technische Gründe beim Versand, da bei der damit verbundenen hohen Übertragungsdauer Störungen wahrscheinlicher werden und einige Mailserver (die "Postämter" im Internet) E-Mail nur bis zu einer bestimmten Größe übertragen. Zum anderen sind die meisten Mailboxen (Postfächer) nicht unbegrenzt groß, so daß große Nachrichten diese schnell "verstopfen" können und damit dem Empfänger Probleme bereiten.
"Kopf"
Adresse
Die Adresse des Empfängers ist vor dem Versand der E-Mail anzugeben. Diese Adresse besteht aus dem Namen des Mailkontos und der Bereichsangabe (domain) des Empfänger-Mailservers, getrennt durch das "at"-Zeichen @, z.B. test@t-online.de. Auch hier bietet sich ein Vergleich mit der traditionellen Post an (in der letzten Zeile die englischen Bezeichnungen):
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Postfach |
in |
Wohnung |
Haus |
Land/Bereich |
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test |
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rz. |
uni-jena. |
de |
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muster |
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aol. |
com |
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account |
at |
subdomain |
domain |
toplevel domain |
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Umlaute oder Leerzeichen sind nicht zulässig, zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. Wird die Adresse in spitze Klammern gesetzt, können davor Zusätze (z.B. der vollständige Name) stehen, die aber in der Regel nur von bestimmten Mailprogrammen (clients) interpretiert werden (z.B. Erwin Muster <e.muster@gmx.net>). Für den korrekten Versand, die Weiterleitung und den Empfang ist ausschließlich die Adresse in der oben beschriebenen Form maßgebend.
Betreff
Die Angabe eines Betreffs (subject) ist nicht zwingend. Eine knappe und treffende Inhaltsangabe erleichtert aber die Verwaltung von Nachrichten. Wenn Sie die automatische Antwort-Funktion Ihres Mailprogramms nutzen, wird dem Betreff ein "Re:" (von engl. reply) vorangestellt. Lassen Sie die so ergänzte Betreffzeile möglichst unverändert, damit die Nachricht durch eine geeignete Sortierfunktion der Nachricht, auf die Sie antworten, zugeordnet werden kann.
Versand
Der Versand der E-Mail erfolgt, wenn sie mit dem Mailprogramm auf den Mailserver übertragen wird (Option "Senden"). Die Adresse dieses Servers ist im E-Mail-Programm unter "Server für ausgehende Mail" oder "SMTP-Server" eingetragen. Der Begriff SMTP ist die Abkürzung für den Namen des Verfahrens der Datenübertragung, das sogenannte "Simple Mail Transfer Protocol".
Der Mailserver (das "Postamt") prüft anhand der Adresse, an welchen Empfängerbereich (in welches "Haus") er die E-Mail versenden soll und ermittelt den für diesen Bereich (engl. domain) zuständigen Mailserver. Zu diesem wird dann die E-Mail, eventuell über verschiedene Zwischenstationen, übertragen. Der empfangende Mailserver ermittelt aus der Adresse den Namen des Mailkontos (Postfach) und legt die E-Mail dort ab.
Ist der Bereich (domain) des Empfängers nicht bekannt, nicht erreichbar oder existiert dort kein Mailserver, erhält der Absender eine Fehlermeldung.
Empfang
Postfach
Die Zustellung von E-Mail erfolgt nach dem Postfach-Prinzip. Zu einer Adresse wie z.B. test@gmx.de gehört das Postfach mit der Bezeichnung "test" auf dem Mailserver des Bereichs (domain) "gmx.de". Sie müssen Ihre E-Mail aus Ihrem Postfach abholen, sie wird nicht von allein bis auf Ihren Rechner übertragen.
Zum Abholen wird ein anderes Übertragungsverfahren als zum Versenden verwendet, das sogenannte "Post Office Protocol". Daher wird der Mailserver für die Verwaltung der Postfächer (eingehende E-Mail) auch als POP-Server bezeichnet und seine Adresse gesondert im Mailprogramm eingetragen.
Der Zugriff auf das Postfach (Mailkonto) ist durch ein Paßwort geschützt. Daher ist für die Verbindung zum POP-Mailserver immer die Angabe eines Mailkonto-Namens und des dazugehörigen Paßwortes erforderlich.
Post abholen
Das Abholen von E-Mail geschieht meist mit dem gleichen Mailprogramm, das für den Versand von E-Mail genutzt wird. Der Übertragungsvorgang wird einfach durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche (z.B. "Nachrichten abrufen") ausgelöst.
Nach einem erfolgreichem Verbindungsaufbau werden durch das E-Mail-Programm alle im Postfach vorliegenden E-Mails auf Ihren Rechner kopiert. Jedes Mal, wenn eine Nachricht vollständig auf Ihrem Rechner eingetroffen ist, wird dem Mailserver dies mitgeteilt, der daraufhin das (mit der Kopie identische) Original im Postfach löscht. Danach könnten Sie also z.B. die Verbindung beenden (wenn Sie nicht über eine ständige Verbindung verfügen), ihre E-Mails in Ruhe durchlesen und beantworten. Abschließend verbinden Sie sich dann nochmals kurz mit dem SMTP-Mailserver (siehe unter Versand von E-Mail), um Ihre Antworten abzuschicken.
Wichtige Grenzen
Der E-Mail-Dienst war ursprünglich zum Versand reiner Text-Mitteilungen entwickelt worden. Auf der Grundlage des MIME-Standards (Multipurpose Internet Mail Extensions) besteht die Möglichkeit, mit einer E-Mail zusammen ganze Dateien zu versenden. Mit diesem als "Anlage", "Anhang" oder "attachment" bezeichneten Teil einer E-Mail können also grundsätzlich auch Bilder, Textdokumente, Klangdateien oder Videos unkompliziert einer E-Mail hinzugefügt und an den Empfänger versandt werden. Diese einfache Handhabung führt jedoch zu technischen Problemen bei der E-Mail-Zustellung, wenn bestimmte Grenzen nicht berücksichtigt werden.
Der kritische Punkt ist die Größe der angehängten Datei(en) und damit die Gesamtgröße der zu versendenden E-Mail. Hier sind schnell mehrere Megabyte erreicht. E-Mails dieser Größe verursachen beim Versand und beim Empfänger sehr lange Übertragungszeiten, blockieren Leitungskapazitäten im Internet und belegen Speicherplatz auf den Mailservern.
Um diese Effekte zu vermindern, sind auf vielen Mailservern Grenzen für die Größe einer E-Mail festgelegt. So sind z.B. Postfächer des Bereichs (domain) von SNAFU (@snafu.de) auf 10 MByte beschränkt und bei T-Online (@t-online.de) auf 5 MByte.
Bei Überschreitung des Limits für den E-Mail-Empfang wird eine Sperre (quota) wirksam, die vorübergehend den Empfang weiterer E-Mails verhindert. Die meisten Mailserver versenden auch eine entsprechende Fehlermeldung.
Tips zur Reduzierung der E-Mail-Größe
Nutzen Sie zur Übertragung größerer Dateien (> 1 MByte) den FTP-Dienst. Die Übertragung erfolgt auf diesem Weg wesentlich schneller, sicherer und kann nach einem Verbindungsabbruch an der Fehlerstelle fortgesetzt werden.
Vermeiden Sie die Übertragung von Dateien im Originalformat und komprimieren (packen) Sie die Dateien vorher. Programme zum Komprimieren sind z.B. WinZip oder FASTZip 98.
Verzichten Sie auf Bilder in Ihrer E-Mail-Signatur/Unterschrift.
Übertragen Sie Bilder nicht im BMP-Format (z.B. erzeugt mit Windows-Paint oder Paintbrush), sondern als GIF- (für Diagramme, Bildschirmkopien, Zeichnungen) oder JPG-Datei (Fotos, elektronisch gelesene - eingescannte - Bilder). Entsprechende Auswahloptionen oder Konvertierungsfunktionen bieten die meisten Grafikprogramme an.
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